Vorab-Hinweis zur Unterscheidung der e-Signatur während eines Online-Meetings und der e-Signatur im Dashboard:
Starten Sie die e-Signatur im Meetingraum während eines Online-Meetings, gehen wir davon aus, dass Sie die e-Signatur in dem Moment direkt vom Kunden einholen möchten mit dem Sie im Online-Meeting sind uns sprechen daher häufig von der "synchronen e-Signatur".
Unsere Annahme ist, dass die e-Signatur im Dashboard vor allem dann genutzt wird, wenn Sie als Berater einen e-Signatur Vorgang vorbereiten möchten ohne mit Ihrem Kunden in dem Moment verbunden zu sein und den Vorgang im Anschluss zur Unterschrift an den Kunden zu übergeben. Der Kunde hat dann die Möglichkeit, das Dokument nochmals zu sichten, die Unterschriften zu leisten und Ihnen das vollständig unterzeichnete Dokument zurück zu schicken. Ohne dass Sie dabei sind, während der Kunde den Unterschriftenvorgang bei sich ausführt. Wir sprechen hier häufig von der "asynchronen e-Signatur".
Möchten Sie während einer Online-Beratung ein Dokument schnellstmöglich und elektronisch unterschreiben lassen, ist das problemlos in flexperto möglich. Wir empfehlen Ihnen, bereits vor Ihrem ersten Online-Meeting sicherzustellen, dass Sie und Ihr Kunde die Systemvoraussetzungen erfüllen, damit es während des Gesprächs und des Unterschriftenprozesses nicht zu technischen Probleme kommt.
Hinweis: Wir orientieren uns bei dieser Anleitung an unserem Demo Portal. Dabei sind lediglich einige Farben, Logos und teilweise die Beschriftung der Buttons verändert. Buttons und Links finden sich jedoch an den gleichen Positionen.
1. Online-Meeting mit Kunden starten
Starten Sie ein Online-Meeting mit Ihrem Kunden, entweder ein terminiertes oder ein spontanes Meeting. Klicken Sie dann im Online-Meetingraum auf das Drei-Punkte-Menü um zur e-Signatur zu gelangen.
2. Signaturvorgang benennen
Nun haben Sie die Möglichkeit, dem Signaturvorgang einen Titel zu geben, damit Sie diesen Vorgang im späteren Verlauf in Ihrem Dashboard einfach wiederfinden können. Das Feld ist jedoch optional.
Wählen Sie außerdem die Person aus, die das Dokument unterschreiben soll. In dem Drop-Down-Menü "Wer soll unterschreiben?" werden Ihnen die Personen angezeigt, die mit Ihnen im Meeting sind. Ist nur eine weitere Person im Online-Meetingraum mit Ihnen, wird diese Person automatisch ausgewählt. Sind mehrere Personen mit Ihnen im Online-Meeting, wählen Sie hier bitte die Person aus, die als "Hauptansprechpartner" für den Unterschriftenprozess gilt.
Hinweis: Im Folgenden können Sie natürlich, auch wenn Sie hier nur eine Person auswählen, mehrere Personen gleichzeitig in einem Dokument unterschreiben lassen. Dazu finden Sie den entsprechenden Artikel: Wie kann ich mehrere Personen unterschreiben lassen?
3. Dokumente hochladen
Nachdem Sie auf "weiter" geklickt haben erscheint ein Pop-up Fenster, in dem Sie die zu unterzeichnenden Dokumente hochladen können. Klicken Sie in das grau hinterlegte Feld, um von Ihrem Gerät die entsprechenden Dokumente auszuwählen und hier hochzuladen oder ziehen Sie die Dokumente per Drag & Drop einfach in das Fenster ziehen um sie hier hochzuladen.
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Dokumente im PDF Format sind (ansonsten wird Ihnen ein Fehler angezeigt) und dass Sie an dieser Stelle alle zur Unterschrift benötigten Dokumente gesammelt hochladen. Ein Dokument kann bis zu 25MB groß sein und alle Dokumente die Sie hochladen gemeinsam maximal 50MB.
Ist der Upload für alle Dokumente vollständig abgeschlossen, klicken Sie auf Weiter.
4. Signaturfelder einfügen
Sie werden nun automatisch in den e-Signatur Raum weitergeleitet. Dieser öffnet sich in einer neuen Registerkarte (Englisch: Browser-Tab).
Hinweis: Sollten Sie einen Pop-up Blocker in Ihrem Browser aktiviert haben, öffnet sich der e-Signatur Raum nicht sofort, weil Ihr Pop-up Blocker das Öffnen im neuen Browser-Tab verhindert. In dem Fall wird Ihnen das folgende Fenster angezeigt. Klicken Sie dort auf "Weiter zum e-Signaturraum", um den neuen Browser-Tab zu öffnen oder erlauben Sie für die Webseite von flexperto Pop-ups zu öffnen.
In dem e-Signatur Raum werden nun alle Dokumente, die Sie im vorherigen Schritt hochgeladen haben, untereinander angezeigt. Auf der linken Seite sehen Sie die Dokumente in einer Vorschau-Ansicht jeweils untereinander. Mit dem roten X sin die Stellen markiert, wo eine Unterschrift geleistet werden muss.
Auf der rechten Seite haben Sie den Formular-Editor, worüber Sie Unterschriftsfelder, Textfelder und Checkboxen in das Dokument ziehen können.
Hinweis: An dieser Stelle ist es wichtig, dass Sie jetzt möglichst parallel die Funktion Screensharing verwenden und damit Ihren Bildschirm auf dem Sie jetzt den e-Signatur Raum sehen mit Ihrem Kunden teilen, da Ihr Kunde sonst keinen Einblick in die Dokumente und den Signaturprozess hat und damit nicht weiß, an welcher Stelle er gleich unterzeichnen soll.
Hierzu empfehlen wir Ihnen den Artikel, wie man den Arbeitsplatz optimal einrichtet.
Um Ihren Bildschirminhalt mit Ihrem Kunden zu teilen, wechseln Sie in den Browser-Tab in dem der Online-Meetingraum geöffnet ist, klicken auf das Drei-Punkte-Menü und teilen entweder Ihren gesamten Bildschirm, ein Anwendungsfenster (z.B. das Browserfenster in dem der e-Signatur Raum zu sehen ist) oder nur den Browser-Tab in dem der e-Signatur Raum geöffnet ist.
Mehr Infos dazu im Artikel: Wie nutze ich die Funktion Bildschirm teilen?
Im Online-Meetingraum können Sie nun beliebig viele Signaturfelder einfügen. Ziehen Sie das Signaturfeld dazu an die gewünschte Stelle im Dokument. Sie können über die Checkbox direkt unterhalb dem Signaturfeld als ein Pflichtfeld deklarieren (Standardeinstellung). Durch das Entfernen des Hakens wird es zu einem optionalen Signaturfeld.
Es ist an dieser Stelle wichtig, sowohl die Unterschriftenfelder für Ihre Kunden als auch für sich selbst zu setzen. Ein Unterschriftenfeld ist zunächst einmal neutral und wird nicht direkt jemanden zugewiesen bzw. gibt es keine Unterschiede zwischen Unterschriftsfeld für Kunden und Unterschriftsfeldern für Berater.
Hier ist es besonders wichtig, kein Unterschriftsfeld zu vergessen, da sobald eine Unterschrift getätigt wurde, keine Änderungen mehr im Dokument vorgenommen werden und damit auch keine weiteren Unterschriftsfelder mehr hinzugefügt werden können.
Sind alle Signaturfelder gesetzt, kann der Unterschriftenprozess gestartet werden. Beachten Sie bitte jedoch, dass Textfelder und Checkboxen (falls vorhanden) vor der Einholung der Unterschriften ausgefüllt werden müssen, da Sie im Anschluss an die erste Unterschrift nicht mehr annotiert werden können.
Bleibt nur noch der Unterschriftenprozess, klicken Sie im linken oberen Menü auf nächste Unterschrift und klicken Sie anschließend in die einzelnen Signaturfelder, um die Unterschrift für jedes Feld einzeln anzufordern. Dadurch wird das erste Signaturfeld mit starker roter Farbe umrandet.
5. Unterschriften einholen
Für das Unterschreiben per E-Signatur benötigen weder Sie noch Ihre Kunden eine extra Software oder App. Sie geben lediglich die Handynummer oder E-Mail Adresse Ihres Kunden ein.
Hinweis: Ein Signieren über die E-Mail Adresse ist nur dann möglich, wenn der Kunde über einen Touch Screen verfügt, z.B. über ein Smartphone oder Tablet)
Um die Unterschriften einzuholen, klicken Sie auf das jeweilige Signaturfeld. Es öffnet sich ein Fenster, das Ihnen 3 Möglichkeiten bietet die Unterschrift zu setzen/zu übermitteln. Wir empfehlen Ihnen, die Option "SMS-Link" standardmäßig auszuwählen.
5.1 Unterzeichnen via SMS
Klicken Sie das Signaturfeld an und geben Sie die Handynummer der Person ein, die an dieser Stelle die Unterschrift leisten soll - nehmen wir z. B. an Ihr Kunde.
Ihr Kunde erhält daraufhin eine SMS mit einem Link zu einem sich öffnenden Unterschriftsfeld. Der Kunde unterschreibt mit seinem Finger auf einem touchfähigem Gerät (z.B. Smartphone).
Wichtig: Elektronische Unterschriften können ausschließlich an touchfähigen Geräten geleistet werden. Das touchfähige Gerät benötigt zur Zeit der Unterschrift Internetzugang und die Möglichkeit, SMS zu empfangen.
Anbei ein Beispiel für die Signatur eines Dokuments mit zwei Kundenunterschriften auf dem iPhone. (Von Eingang der SMS bis Abschluss des Vorgangs für den Kunden)
Nach dem Unterschreiben mit dem Finger auf dem Smartphone drückt Ihr Kunde den blauen Button "OK" und die Unterschrift wird automatisch in das Dokument eingefügt, das zu der Zeit von Ihnen im e-Signatur Raum geöffnet ist und per Screensharing auf dem Kunden transparent gemacht wird.
Genauso verfahren Sie nun mit den restlichen Signaturfeldern. Klicken Sie jedes Unterschriftenfeld an und Ihr Kunde erhält wieder ein weißes Unterschriftenfeld und kann direkt die nächste Unterschrift mit dem Finger setzen.
Zusammengefasst bedeutet das für das Vorgehen: Pro Person, die auf dem Dokument unterschreiben soll, muss lediglich einmal die SMS verschickt werden, um zum weißen Unterschriftenfeld auf dem touchfähigen Gerät zu gelangen. Allerdings muss wirklich jedes Feld einzeln unterzeichnet werden. Die Methode "kopieren & einfügen" funktioniert nicht, da es nicht der benötigten Rechtssicherheit entspricht.
5.2 Unterzeichnen via E-Mail
Wenn Sie zum Beispiel über den Weg E-Mail unterzeichnen möchten, dann tippen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und anschließen erhalten Sie eine Benachrichtigung (siehe unten):
Abb: Benachrichtigung per E-Mail zum Unterschreiben
In dem Gif sehen Sie gegenübergestellt wie der Prozess abläuft. Nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse eingetippt haben (und die E-Mail zum Unterschrieben geöffnet haben), können Sie Ihre Signatur setzen.
5.3 Vorgang abschließen
Sobald alle Felder im Dokument mit einer Unterschrift befüllt wurden, können Sie den Vorgang abschließen mit dem gleichnamigen Button oben links.
6. Kopie der Vertragsunterlagen
Jetzt können Sie auswählen, auf welchem Weg Sie Ihrem Kunden die Vertragskopie zukommen lassen möchten.
Sie können dem Kunden das Dokument direkt per E-Mail senden oder die Variante "Papier" auswählen.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, dem Kunden seine Ausführung des Dokuments direkt per E-Mail zu senden, müssen Sie wieder auch eine Handynummer des Kunden mit eingeben. Das liegt daran, dass der Kunde die Dokumente nur mithilfe einer Zwei-Faktor-Authentifizierung öffnen kann, also mit einer empfangenen E-Mail sowie einem dazugehörigen Passwort, das er per SMS parallel erhält. Auch das ist eine Anforderung für eine rechtskonforme, elektronische Signatur.
Wählen Sie die Option "Papier", passiert erstmal nichts mehr, sondern Sie können das Dokument später in Ihrem Dashboard im Bereich e-Signatur weiterverarbeiten. Dort wird das Original Dokument automatisch immer für Sie abgespeichert, egal welche Variante Sie hier wählen.
Fertig unterzeichnete Dokumente in einem abgeschlossenen Prozess sind im Nachhinein nicht mehr änderbar. Notfalls muss der gesamte Prozess der Rechtssicherheit wegen wiederholt werden.
7. Mehrere E-Signatur-Vorgänge aus einer Besprechung heraus starten
Sie können auch von einem laufenden Online-Meeting aus weitere neue E-Signatur-Vorgänge starten. Das ermöglicht es Ihnen, noch weitere Dokumente im Nachhinein vom Kunden unterzeichnen zu lassen, wenn Ihnen zum Beispiel erst nach einiger Zeit auffällt, dass doch noch ein Dokument für die Unterschrift fehlte.
Wenn es bereits Vorgänge in diesem Online-Meeting gibt, sehen Sie eine Liste der vergangenen Sitzungen und können diese fortsetzen oder eine neue E-Signatur starten.
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben ein Dokument per elektronischer Signatur unterschrieben.