Möchten Sie in einer Online-Beratung einen Vertrag per qualifizierter elektronischer Signatur (QES) unterschreiben lassen, ist das problemlos möglich. Wir empfehlen Ihnen, bereits vor Ihrem ersten Onlinegespräch sicherzustellen, dass Sie und Ihr Kunde die Systemvoraussetzungen erfüllen.
Wir orientieren uns bei dieser Anleitung an unserem Demo Portal. Dabei sind lediglich einige Farben und Logos verändert. Buttons und Links finden sich jedoch an den gleichen Positionen.
Der bereitgestellte Service unserer Partner inSign und IDnow bietet Ihnen als Berater die Möglichkeit, Dokumente rechtssicher zu unterschreiben. Grundlegende Informationen zur qualifizierten elektronischen Signatur finden Sie hier:
Folgend erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die QES richtig verwenden.
1. E-Signatur im Meetingraum starten
Zu Beginn müssen Sie die E-Signatur im Meetingraum starten und ein Dokument hochladen, um den QES-Prozess zu starten. Die QES lässt sich nicht über das Dashboard starten.
Anschließend wählen Sie anstelle der fortgeschrittenen elektronischen Signatur die qualifizierte elektronische Signatur aus und laden alle Dokumente hoch, die Sie mit Ihrem Kunden signieren möchten. Sobald Sie auf E-Signatur starten klicken, öffnet sich der neue Tab mit dem E-Signatur-Fenster.
2. Feld einfügen
Nun fügen Sie bitte ein beliebiges Feld ein. Dabei muss es sich nicht um ein Signaturfeld handeln. Es kann auch beispielsweise nur ein Textfeld oder eine Checkbox sein.
Anmerkung:
Eine QES setzt keine FES voraus – dedizierte Signaturfelder sind nicht notwendig, das gesamte Dokument wird hierbei signiert. Wenn ein verpflichtendes Signaturfeld gesetzt wurde, muss dieses im Anschluss daran signiert werden. Der Schritt ist jedoch nicht notwendig. Die QES wird durch das Zertifikat geleistet, welches nach der Identifikation erstellt wird.
3. Übergabe des Dokuments an den Kunden
Sobald Sie die Felder eingefügt haben, können Sie das Dokument an den Kunden zum Bearbeiten übergeben.
Wenn die Übergabe erfolgreich war, erhalten Sie folgende Meldung:
3. Kunde erhält das Dokument
Sobald der Kunde folgende Mail erhalten hat, ist er nun in der Lage das Dokument zu bearbeiten.
Anschließend muss er den per SMS erhaltenen Code eingeben und die vorherig eingesetzten Felder ausfüllen. Daraufhin klickt er auf "qualifiziert elektronisch signieren", gibt seine Daten ein und bestätigt die AGB von IDnow sowie die Datenschutzerklärung von InSign.
Bei erfolgreicher Bestätigung, wird der Kunde zu IDnow weitergeleitet. Dort hat er erneut die Möglichkeit das Dokument zu prüfen.
4. Der Identifikationsprozess
Zu Beginn entscheidet der Kunde ob er sich über Smartphone & Tablet oder über Computer mit Webcam identifizieren möchte. Hiernach muss er seine Mobiltelefonnummer und das Ablaufdatum seines Ausweises angeben.
Nachdem er seine Telefonnummer bestätigt hat, beginnt die Übertragung der Daten an den QTSP, welcher das Zertifikat mit den Identitäts-Daten ausstellt, sowie die Bestätigung, dass der Kunde mit dem Inhalt der Dokumente einverstanden ist.
Nach dem Abschluss der Identifikation erhält der Kunde einen Code auf seine Mobiltelefonnummer. Diesen muss er angeben um das Dokument final qualifiziert elektronisch zu signieren.
5. Abschluss
Abschließend erhält der Berater eine E-Mail Benachrichtigung, die über den Abschluss der Signatur informiert. Nun kann das Dokument im Dashboard des Beraters heruntergeladen werden.
Anmerkung: Öffnen Sie das Dokument in einem PDF Reader. Eine QES ist zunächst eine unsichtbare Signatur. Das Zertifikat wird dem PDF angehängt und an der Seite außerhalb des Dokuments sind alle relevanten Informationen zu erkennen. Auf Wunsch kann dies mit einem Stempel o.Ä. am Ende des Dokuments signalisiert werden – notwendig ist dies jedoch nicht.